چگونه از جلسات انفرادی با مدیر خود نهایت استفاده را ببرید.

جلسات تک نفره شما با مدیر مجموعه ای که در آن مشغول به کار هستید فرصت های ارزشمندی را در اختیارتان قرار میدهد. چگونه می توانید مطمئن شوید از این فرصتی که در اختیارتان قرار داده شده در جلسه با رئیس خود بیشترین بهره را میبرید؟

با وجود اینکه ماهیت  مکان انجام کارها در طول همه گیری کرونا به طور قابل توجهی تغییر کرده است چه در دفتر کار باشید چه از خانه کارهایتان را انجام دهید و یا با رویکرد ترکیبی سازگار شده اید، این دیدگاه همچنان مهم است. جلسات انفرادی با مدیر فرصت هایی را برای بحث در مورد اولویت ها، جمع آوری بازخوردها، ایجاد اعتماد و تقویت روابط فراهم می کند.

بر اساس مطالعه ای که بر روی بیش از سه میلیون کارگر صورت گرفت  مشخص شد با شیوع همه گیری کرونا  تعداد برگزاری جلسات حدود  ۱۳ درصد افزایش داشته است البته با ساعات طولانی تر. ایوان پارکر، معاون ارشد و مدیر کل عملیات محتوا در شرکت اتلانتیک اذعان دارد که ممکن است گاهی درخواستهای ملاقات کاری محقق نشوند اما در عین حال تاکید میکند که این امر باعث کمرنگ شدن ارتباطات منظم نمیشود. پارکر میگوید: گاهی جلسات بررسی وضعیت عملکرد، جزو اولین جلساتی هستند که کنسل میشوند البته اگر گزارش مستقیم شما انقدر قوی باشد، ممکن است به این تله گرفتار شوید که بگویید دیگر نیازی به تشکیل جلسه نیست. اما مهم نیست که گزارش شما چقد کارآمد است یا خیر، همین و بس که بدانید و آگاه باشبد که تشکیل جلسه امری است حیاتی.

مدیریت جلسات انفرادی شما با رئیستان برای اطمینان از اینکه دستاوردها و نیازهای توسعه حرفه ای شما در کانون توجه قرار دارند یا خیر، حیاتی است. در اینجا سه ​​تاکتیک وجود دارد که می توانید برای استفاده حداکثری از وقت خود با رئیستان در جلسات، اتخاذ کنید.

۱- نیت خود را مشخص کنید(مقاصد خود را از قبل تعیین کنید)

از طریق کارم به عنوان یک کوچ حرفه ای، اغلب از من می پرسند که واقعاً قبل از ملاقات با یک مدیر آمادگی لازم است ؟ پاسخ من همیشه این است: قبل از تمام جلسات با مدیران برنامه ریزی و آمادگی ضروری است. من این کار را توصیه می کنم حتی اگر جلسات انفرادی شما به صورت غیررسمی برگزار می شوند، زیرا زمان مدیر شما ارزشمند است. آماده سازی جلسات از قبل، بستری را فراهم می کند تا از تعاملات خود بیشترین بهره را ببرید. در صورت امکان، از قبل مشخص کنید که چه کسی دستور کار جلسه را تعیین می کند. برخی از مدیران دوست دارند رهبری جلسه را بر عهده بگیرند، برخی دیگر می‌خواهند گزارش‌های مستقیم آن‌ها جلسه را پیش ببرد و برخی رویکرد مشارکتی را ترجیح می‌دهند. در ابتدای گفتگو دستور کار را خلاصه کنید، اما پذیرای تغییرات باشید.

آلبرت یه، معاون فروش و عملیات بین‌المللی در Ergon USA، گزارش‌های مستقیمی در آلمان و ایالات متحده دارد. Yeh می گوید: « تک تک جلسات برای حلقه بازخورد مهم هستند. “به طور کلی، فرد مواردی دارد که مایل است در مورد آنها صحبت کند. گاهی اوقات فشاری برای داشتن بینش یا نقطه عطف عمیق وجود دارد، اما خوب است که همه چیز همانطور که هست باشد.”

آماده سازی جلسه اغلب شامل بررسی و گزارش اولویت های فوری است، به ویژه زمانی که فرصت محدود است. علاوه بر این، قبل از برگزاری جلسه در زمینه گسترده‌تری از کار خود تأمل کنید. مثلا راجع به کیفیت رابطه فعلی خود با مدیرتان؟ چه چیزی خوب کار می کند و چه چیزی خوب نیست؟ کجا به حمایت نیاز دارید یا می خواهید در حرفه خود پیشرفت بیشتری داشته باشید؟ اگر بازتاب‌های شما نشان می‌دهد که رابطه کاری شما نیاز به بهبود دارد، دلسرد نشوید – جلسات انفرادی شما فرصتی برای سرمایه‌گذاری در ایجاد اعتماد و نشان دادن تعهد به نقش تان را فراهم می‌کند.

تمام تلاش خود را برای نتیجه گرفتن انجام دهید و در نظر بگیرید که آیا شکست در روابط کاری شما نتیجه یک مشکل عملکردی است، اختلال در ارتباطات تان است، انتظارات نادرست  از یکدیگر دارید یا تضاد شخصیتی است. سپس بررسی کنید که چگونه می توانید از زمان خود برای ترمیم علت اصلی مشکل تان در رابطه کاری با رئیس استفاده کنید. فعال باشید و روی آنچه می توانید کنترل کنید تمرکز کنید. از رئیس خود بپرسید که کجا می توانید به حل مشکلات کمک کنید، در مورد اولویت ها بازخورد بخواهید، و از نزدیک به اهداف و ترجیحات آنها گوش دهید.

و سپس فراتر از دستور کار جلسه رفتار کنید، اینکه تعیین کنید می خواهید چگونه در محل کار، شما را درک کنند. در اصل، سوالی که شما را تشویق می‌کنم از خود بپرسید این است “من می‌خواهم مدیرم درباره من چه چیزی را بداند؟ درباره خود من، عملکردم یا پروژه ای که روی آن کار میکنم ؟”

وقتی در مورد  این پرسش فکر کردید، نحوه انتقال پیام و ارتباطتان را در طول زمان جلسه تجسم کنید . بهترین خود را در جلسات انفرادی با مدیر به نمایش بگذارید. نگرش مثبت را بپذیرید و در رفتار خود نشان دهید زیرا مثبت اندیشی قابل لمس و گاها مسری است. این یک راه هوشمندانه و ساده برای ایجاد یک تأثیر خوب در جلسات انفرادی است.

۲- به زبان بدن خود توجه کنید

بخش بزرگی از ارائه بهترین خودتان در یک جلسه انفرادی شامل آگاهی از نشانه های غیرکلامی است. متاسفانه ما فراموش کرده ایم که زبان بدن ما میتواند به خوبی صحبت کند. به نحوه حضورتان در جلسات فکر کنید، این جلسات چه حضوری اند و چه مجازی. به عنوان مثال، صاف نشستن نشان دهنده توجه است، در حالی که در طول یک جلسه خمیده نشستن روی صندلی ، بی صدا فریاد می زند که نمی خواهید آنجا باشید. لبخند زدن و برقراری ارتباط چشمی مناسب نه تنها باعث ایجاد ارتباط می شود، بلکه باعث می شود قابل اعتماد و با اعتماد به نفس به نظر برسید. نشانه های فیزیکی شما به اندازه نشانه های کلامی شما مهم هستند. حتی وقتی با تلفن صحبت می کنید، لحن صدای شما اهمیت دارد.

زبان بدن شما سلاح مخفی شماست، و این فقط به خاطر تاثیری نیست که از خود به جا می‌گذارید – تنظیم زبان بدن شما نیز می‌تواند برای شما سودمند باشد. در  یک سخنرانی  در TED، امی کادی، روانشناس اجتماعی توضیح می‌دهد که وقتی زبان بدن قدرتمند و مثبت را تمرین کنید، به طور همزمان با ارسال پیام‌های ناخودآگاه به مغزتان که احساسات مثبت و مطمئن را تقویت می‌کند، به خودتان نیز کمک می‌کنید.

۳- نشان دهید که حلال مشکل هستید

در طول جلسات انفرادی خود، آماده به اشتراک گذاشتن و صحبت راجع به  نتایج مختلف بدست آمده باشید، اما برای بحث در مورد چالش ها نیز آماده باشید. اگر برای حل مشکلات مدیر خود تلاش کنید، در نظر مدیر نیروی برجسته و شاخصی خواهید شد. یاد بگیرید چه زمانی باید گوش دهید و بدانید چه زمانی باید با یک پیشنهاد صحبت کنید.

در اوایل کارم درس مهمی یاد گرفتم. بدون اینکه متوجه باشم، تمایل داشتم چیزهایی را که اشتباه بودند برجسته کنم. در یکی از آن مشاهدات، رئیسم رو به من کرد و گفت: «با این مشکلات پیش من نیا. با راه حل پیش من بیا.» در آن لحظه یک لامپ برای من خاموش شد. فکر می کردم با اشاره به موانع و چالشها کمک می کنم. در عوض، کاری که من باید انجام می‌دادم شناسایی مشکلات احتمالی و ارائه ایده‌هایی برای جلوگیری از آنها بود.

وقتی نوبت به حل مشکل می‌رسد، در نظر بگیرید که کجا می‌توانید به یک هدف تجاری که برای مدیرتان مهم است، ورود پیدا کنید و تأثیر بگذارید. وقتی تصویر بزرگ‌تر را ارزیابی می‌کنید، همسالان و اعضای جوان تیم را فراموش نکنید. از مدیر خود بپرسید که آیا زمینه هایی وجود دارد که می توانید برای حل مشکل از طریق همکاری با دیگران، از آنها حمایت کنید. می‌توانید مهارت جدیدی را به کسی بیاموزید یا بینش‌هایی را به اشتراک بگذارید که می‌تواند به رفع یک مانع کمک کند.

رویکرد حل مسئله به معنای باز بودن برای بازخورد منفی و همچنین مثبت است. دریافت بازخورد منفی آسان نیست. مدیران خوب تمام تلاش خود را برای ارائه بازخورد سازنده در زمان واقعی و خصوصی انجام خواهند داد. اگر انتقاد سازنده ای دریافت می کنید، از آن به نفع خود استفاده کنید. در لحظه، هضم آن ممکن است سخت باشد، اما محترمانه و حرفه ای باشید. شنونده خوبی باشید و حتی حلال بهتر مشکل. آن را بگیرید، از آن بیاموزید و حلش کنید.

خلاصه:

جلسات تک نفره شما با مدیر، فرصت های شغلی ارزشمندی را ارائه می دهد. با مدیر خود کار کنید تا مشخص شود که چگونه دستور کار جلسات شما ایجاد می شوند و اولویت ها و اهداف توسعه حرفه ای تان را منعکس کنید. در طول جلسات، از زبان بدن خود برای برجسته کردن کلمات و اعمال خود استفاده کنید. شنونده خوبی باشید، بازخورد را بپذیرید و به طور پیش فرض مشکلات را حل کنید. این رویکرد تعهد شما را به حل مشکل برای رئیس، تیم و حرفه شما قوی تر می کند.. مهمتر از همه، در بین جلسات خود آنچه را که می‌گویید انجام دهید،  بیش از حد قول ندهید و کمتر از آن تحویل بگیرید. خود را در قبال مسئولیت ها  و اهداف شغلی خود مسئول بدانید. اگر این کار را انجام دهید، قول می دهم که تمام توجهات را از سوی مدیر به خود جلب خواهید کرد.